KSeF od 1 stycznia 2027 – co musi wiedzieć mały przedsiębiorca

Czym jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur to państwowa platforma Ministerstwa Finansów, przez którą firmy wystawiają i odbierają faktury. Faktura nie jest już plikiem PDF wysyłanym mailem ani wydrukiem – powstaje w systemie w ustalonym formacie i dostaje własny numer KSeF. Od tego numeru zależy m.in. to, że fakturę uznaje się za wystawioną.

Kogo KSeF obowiązuje już dziś?

System wprowadzano etapami:

• od 1 lutego 2026 r. – największe firmy (sprzedaż powyżej 200 mln zł w 2024 r.); od tego dnia wszystkie firmy odbierają faktury kosztowe przez KSeF,
• od 1 kwietnia 2026 r. – pozostali przedsiębiorcy, w tym jednoosobowe działalności i firmy zwolnione z VAT,
• do 31 grudnia 2026 r. – wyjątek: jeśli faktury dla firm wystawione w danym miesiącu nie przekraczają łącznie 10 000 zł brutto, można je jeszcze wystawiać poza KSeF (w PDF lub na papierze).

Uwaga na limit: przekroczenie 10 000 zł w danym miesiącu oznacza, że już fakturę, którą przekroczono limit, i wszystkie kolejne trzeba wystawić w KSeF. Do limitu nie wlicza się faktur dla osób prywatnych.

Co zmienia się 1 stycznia 2027 r.?

1. Koniec limitu 10 000 zł. Każda faktura dla firmy musi powstać w KSeF. Faktura wysłana mailem jako PDF poza systemem nie będzie już spełniać obowiązku.
2. Koniec faktur z kasy fiskalnej. Do końca 2026 r. można jeszcze wystawiać faktury z kas rejestrujących, od 2027 r. – nie.
3. Paragon z NIP przestaje być fakturą. Paragon z numerem NIP na kwotę do 450 zł nie będzie już traktowany jak faktura uproszczona – do rozliczenia kosztu potrzebna będzie faktura z KSeF.
4. Numer KSeF w przelewach. Płacąc za fakturę innemu czynnemu podatnikowi VAT, a także w mechanizmie podzielonej płatności, trzeba będzie podawać numer KSeF faktury.

Czy będą kary?

W 2026 r. kar za błędy w KSeF się nie stosuje. Zgodnie z obecnymi przepisami mają one obowiązywać od 1 stycznia 2027 r. Według Ministerstwa Finansów za fakturę wystawioną poza KSeF naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć karę do 100% kwoty VAT z tej faktury, a przy fakturze bez VAT – do 18,7% kwoty należności.

We wrześniu 2026 r. Ministerstwo Finansów zapowiedziało przesunięcie kar do 31 grudnia 2027 r., a Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy w tej sprawie. Na 15 listopada 2026 r. projekt jest w trakcie prac w parlamencie. Ministerstwo podkreśla jednak, że odroczenie kar nie oznacza braku obowiązku – urzędy skarbowe będą reagować na faktury wystawiane poza KSeF i sprawdzać, czy nie prowadzi to do nierzetelnego rozliczania podatku.

Co zrobić jeszcze w grudniu?

1. Sprawdź, czy już teraz nie masz obowiązku. Policz faktury dla firm z ostatnich miesięcy. Jeśli w którymś miesiącu przekroczyły 10 000 zł brutto, obowiązek KSeF masz już dziś.
2. Wybierz sposób wystawiania faktur. Może to być Twój program do fakturowania połączony z KSeF albo bezpłatne narzędzia Ministerstwa Finansów: Aplikacja Podatnika KSeF, aplikacja mobilna lub e-mikrofirma w e-Urzędzie Skarbowym.
3. Zaloguj się do KSeF. Potrzebny jest Profil Zaufany, e-dowód lub podpis kwalifikowany.
4. Nadaj uprawnienia biuru rachunkowemu. Dzięki temu księgowa sama pobierze z KSeF Twoje faktury sprzedażowe i kosztowe – bez przesyłania ich mailem.
5. Pobierz certyfikat KSeF. Przyda się do wystawiania faktur w trybie offline, np. gdy nie masz internetu.
6. Poinformuj kontrahentów, że od stycznia faktury będą przychodzić przez KSeF, i ustal, jak będziecie przekazywać numer KSeF przy przelewach.

Artykuł ma charakter informacyjny i opisuje stan prawny na 15 listopada 2026 r. Przepisy dotyczące KSeF wciąż się zmieniają – przed podjęciem decyzji skontaktuj się z nami lub sprawdź aktualne informacje na stronie ksef.podatki.gov.pl.